Az email ma már az egyik legfontosabb kapcsolattartási forma. Amikor megnyitnak egy levelet, az első benyomás nagyon sokat számít.

A rendezett, jól tagolt és helyesen megírt üzenet azt sugallja a címzettnek, hogy az írója összeszedett és figyelmes. Érdemes már fiatalon elsajátítani azokat az alapvető lépéseket, amelyekkel profi és tisztelettudó digitális levelezőkké válhatunk.

Hivatalos email minta

Minden email legtetején található egy sor, amit tárgynak nevezünk. Ez az első dolog, amit a címzett meglát a postafiókjában. Sokan elkövetik azt a hibát, hogy üresen hagyják ezt a részt, vagy csak annyit írnak oda, hogy segítség vagy kérdés. Ez azonban nem elég pontos. A jó tárgymező olyan, mint egy könyv címe. Röviden és tömören elárulja, miről szól majd az üzenet. Ha például egy iskolai hiányzást szeretnénk igazolni, érdemes beleírni a nevünket és az osztályunkat is a tárgyba.

A pontos tárgymegjelölés segít a másik félnek abban, hogy fontossági sorrendet állítson fel a levelei között. Ha valaki naponta több tíz vagy száz levelet kap, hálás lesz azért, ha már az értesítésből látja, miről van szó. Kerüljük az olyan megoldásokat, ahol a teljes mondandónkat a tárgymezőbe zsúfoljuk bele, mert az zavaró és nehezen olvasható.

A tisztelettudó megszólítás szabályai

A hivatalos email minta szerint a levél érdemi része mindig udvarias megszólítással kezdődik. Ez alapozza meg a levél hangvételét. Míg a barátainknak írhatjuk azt, hogy szia vagy helló, egy hivatalos levélben ezek a formák nem szerencsések. A leggyakrabban használt és legbiztonságosabb forma a Tisztelt szóval kezdődő megszólítás. Ha tudjuk a címzett nevét, mindenképpen használjuk azt, mert ez azt mutatja, hogy utánajártunk, kinek írunk. Ha nem ismerjük az illető nevét, a Tisztelt Hölgyem vagy Tisztelt Uram kifejezésekkel nem tévedhetünk.

Fontos figyelni arra is, hogy a megszólítás végére tegyünk felkiáltójelet, és a levél szövegét a következő sorban, nagybetűvel kezdjük el. Ez a formai követelmény segít abban, hogy a levél átlátható és esztétikus legyen. Sokan hajlamosak túl közvetlenek lenni, de érdemes inkább a távolságtartóbb, udvariasabb formánál maradni. A tisztelet megadása mindig megtérül a hivatalos kommunikációban.

Hogyan fogalmazzuk meg az üzenet lényegét?

A levél törzsszövege az a rész, ahol kifejtjük a kérésünket vagy mondandónkat. Itt a legfontosabb szabály a világosság és a rövidség. Próbáljunk meg egyszerű, kerek mondatokat alkotni. Kerüljük a túl hosszú, bonyolult körmondatokat, mert azokba könnyen bele lehet zavarodni. Érdemes a mondandónkat bekezdésekre bontani, ha több dolgot is szeretnénk elmondani. Egy bekezdésben csak egy fontos gondolat szerepeljen, így az olvasó sokkal könnyebben tudja követni a gondolatmenetünket.

A hivatalos email minta alapján nincs helye a szlengnek vagy az internetes rövidítéseknek, amiket a közösségi médiában használunk. Olyan szavakat válasszunk, amelyek komolyságot tükröznek, de közben maradjunk természetesek is. A helyesírás ellenőrzése is elengedhetetlen, hiszen a sok hiba rontja az üzenetünk értékét.

A levél befejezése és az elköszönés

Miután mindent leírtunk, amit szerettünk volna, illik egy záró gondolattal befejezni az emailt. Ez lehet egy rövid köszönet a segítségért, vagy egy olyan mondat, amiben jelezzük, hogy várjuk a választ. Ezután következik a hivatalos elköszönés. A legelterjedtebb forma az üdvözlettel vagy a tisztelettel kifejezés. Ezek után nem kell vesszőt tenni, egyszerűen csak a következő sorba írjuk oda a teljes nevünket.

Sokszor hasznos, ha a nevünk alatt feltüntetünk egyéb elérhetőségeket is, például a telefonszámunkat, ha sürgős ügyről van szó. Ezt hívják aláírásnak. A digitális levelezőrendszerekben be is lehet állítani egy állandó aláírást, ami minden levél végén ott lesz. Ez profi benyomást kelt és megkönnyíti a címzett dolgát, ha vissza szeretne hívni minket.